Sistemi e impianti automatizzati: i chiarimenti del Ministero del Lavoro e gli obblighi per il datore di lavoro

Il Decreto Legislativo n. 104/2022 (cosiddetto “Decreto Trasparenza”) ha introdotto nuovi obblighi informativi per tutti i datori di lavoro che utilizzano sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati. Si tratta di sistemi finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro e/o incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con la circolare n. 19 del 20 settembre 2022, ha fornito chiarimenti sul tema degli obblighi di comunicazione (ai lavoratori e alle rappresentanze sindacali aziendali, ove presenti, o territoriali) nei casi di utilizzo di sistemi automatizzati, disciplinati dal nuovo articolo 1-bis, del D.Lgs. 152/1997, come modificato dal Decreto Trasparenza.

In conformità alle indicazioni fornite con la circolare, tra le tipologie di sistemi automatizzati incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori vi rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, strumenti quali “tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi di riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking, eccetera”.

Poiché questi strumenti possono essere finalizzati a prendere decisioni relative al rapporto di lavoro, in ottemperanza al Decreto Trasparenza, dovranno essere oggetto di apposita informativa da fornire ai lavoratori in sede di instaurazione del rapporto di lavoro nonché alle predette rappresentanze sindacali.

L’obbligo informativo viene meno in caso di sistemi automatizzati per la rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita e in generale nel caso di sistemi a cui non sussegue una decisione datoriale interamente automatizzata. Secondo l’interpretazione ministeriale, il datore di lavoro è obbligato a fornire informativa quando l’intervento umano nel processo decisionale è puramente accessorio e subordinato.

Si rammenta, infine, che l’utilizzo di tali sistemi nei luoghi di lavoro deve altresì sottostare a precise condizioni di utilizzo definite nell’art. 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori), in materia di controlli a distanza.

In particolare, tutti gli strumenti - anche se non “automatizzati” - dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori (ad esempio, gli impianti che consentono la geolocalizzazione dei mezzi di trasporto) possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.

Tali impianti possono essere installati:

• previo accordo collettivo stipulato con le organizzazioni sindacali, ovverosia la rappresentanza sindacale unitaria o le rappresentanze sindacali aziendali o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale;
• in mancanza di accordo l’impresa con una o con più unità produttive tutte situate nell’ambito di competenza di una sola sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro, previa autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. L’impresa con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali dell’Ispettorato nazionale del lavoro può essere autorizzata dalla Sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

Le regole di cui sopra non si applicano agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa ed agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Il datore di lavoro, oltre a fornire apposita informativa ai dipendenti in sede di instaurazione del rapporto di lavoro e alle rappresentanze sindacali, dovrà aggiornare e integrare l’informativa sulla privacy, relativamente al trattamento dei dati personali raccolti con gli strumenti in argomento nonché alla loro finalità e modalità di utilizzo.