Registratore telematico: come comportarsi in caso di assenza di rete o malfunzionamento

La prima cosa da fare è capire se la mancata trasmissione dei dati dipende da un problema connesso alla rete Internet oppure da un malfunzionamento del Registratore Telematico.
Nel primo caso, si dovrà ricorrere alla procedura di emergenza denominata “Assenza di rete”, mentre nel secondo caso a quella “Dispositivo fuori servizio”. 

Nel caso in cui il dispositivo risulti correttamente funzionante ma sono presenti problemi di rete, dovuti all'operatore Internet utilizzato e/o alla connettività del dispositivo, è possibile trasmettere i corrispettivi mediante la procedura online “Assenza di rete”.

In questi casi, l'esercente può 

• estrarre il file .xml predisposto e sigillato dall'RT e inviarlo all'Agenzia delle Entrate, entrando nel portale “Fatture e corrispettivi”; 
• accedendo con le credenziali nell'area “Corrispettivi”, clicca sulla sezione “Gestore ed Esercente” - “Procedure di emergenza“ – “Assenza di rete”,
• utilizzando il pulsante “Sfoglia”, selezionare il file dei corrispettivi da inoltrare (upload del file estratto dal registratore telematico).

Tale funzionalità è da utilizzare esclusivamente nel caso in cui l'RT non sia in grado di trasmettere i dati nei termini stabiliti ossia 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione.

I dati dei corrispettivi trasmessi verranno imputati all'esercente che in quel momento risulta proprietario del dispositivo firmatario del file xml, indipendentemente dal soggetto che effettua l'invio.

In caso di assenza di rete per parte della giornata, l'RT dovrebbe comunque emettere il documento commerciale fino al ripristino della connessione internet. Una volta che il registratore torna in funzione dovrebbe inviare automaticamente il totale dei corrispettivi giornalieri: in ogni caso è utile accertarsi che lo faccia entro 12 giorni.

In caso di dubbi sull'invio automatico dei corrispettivi giornalieri da parte dell'RT si consiglia di contattate l'assistenza o un tecnico specializzato.

In caso di guasto/malfunzionamento dell'RT tale da impedire la memorizzazione elettronica e l'invio dei telematico dei corrispettivi è possibile utilizzare la procedura "dispositivo fuori servizio". Tale funzionalità potrà essere utilizzata solo in casi di effettiva necessità ed esclusivamente dopo aver comunicato lo stato “fuori servizio” dell'RT.

Per comunicare lo stato “fuori servizio” è necessario accedere all' area “Corrispettivi” - “Gestore ed Esercente” - “Ricerca dispositivo” - “Elenco dispositivi ricercati” da cui cliccare direttamente sullo specifico “Id dispositivo” riferito all'RT guasto/malfunzionante.

Successivamente, si dovrà cliccare su “Cambia stato” e selezionare l'“evento” chiamato “Fuori servizio” indicando inoltre nel “dettaglio” anche “data e ora”. Infine si clicca su “invia”.

A questo punto l'esercente può accedere nella sezione “Gestore ed Esercente” - “Procedure di emergenza“ – “Dispositivo fuori servizio”.

Una volta entrato, l'esercente inserisce manualmente i dati dei corrispettivi giornalieri (che avrebbe dovuto trasmettere l'RT) e li trasmette all'Agenzia delle Entrate. Si tratta dei dati dei corrispettivi aggregati per aliquota/natura iva o indicando l'adozione del c.d. “regime di ventilazione”.
Se nella stessa giornata si sono realizzate più operazioni di natura diversa (ad esempio assoggettate ad IVA oppure esenti IVA) verranno compilate più righe.

Se il registratore telematico viene riparato lo stesso giorno è necessario inviare alla fine della giornata lavorativa il totale dei corrispettivi annotati sul registro di emergenza (che può essere cartaceo oppure tenuto anche con modalità informatiche).
Se l'RT torna in funzione qualche giorno dopo bisognerà inviare l'importo totale giornaliero dei corrispettivi annotati sul registro di emergenza dei giorni di malfunzionamento.
In entrambi i casi, l'invio dei corrispettivi annotati sul registro di emergenza avviene tramite la procedura “dispositivo fuori servizio”.

Al riguardo, l'Agenzia delle Entrate con Risposta ad interpello n. 247/2022 ha precisato che, nel rispetto delle ulteriori previsioni normative (quali la tenuta di un'ordinata contabilità, la richiesta di intervento di un tecnico abilitato per la riparazione dei guasti, il corretto versamento delle imposte):

• l'invio dei dati dei corrispettivi annotati sul registro di emergenza può avvenire su base volontaria avvalendosi della procedura di emergenza "Dispositivo fuori servizio";
• in luogo del registro di emergenza può essere utilizzata anche la memoria dei singoli punti cassa.

La tenuta del registro di emergenza risulta fondamentale in caso di malfunzionamento dell'RT al fine del rispetto dell'obbligo in esame ma non è l'unico aspetto da considerare per evitare l'applicazione delle sanzioni. Infatti, l'Agenzia delle Entrate con la suddetta Risposta n. 247/2022 ha chiarito che pur a fronte della corretta liquidazione dell'imposta e dell'utilizzo del registro di emergenza, in presenza di malfunzionamento del registratore questo deve essere posto nello stato “fuori servizio”. In questo modo l'amministrazione finanziaria viene a conoscenza dei problemi emersi e per il contribuente sarà più facile motivare eventuali omissioni o ritardi nella memorizzazione/trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi.

In base all'attuale disciplina sanzionatoria, in caso di omessa, tardiva o infedele memorizzazione/trasmissione dei dati dei corrispettivi è prevista una sanzione pari, per ciascuna operazione, al 90% dell'imposta corrispondente all'importo non memorizzato/trasmesso, con un minimo di € 500 (art. 6, comma 2-bis, D.Lgs. n. 471/1997).
La predetta sanzione si applica anche in caso di mancato o irregolare funzionamento dei registratori telematici. 

Se non risultano omesse annotazioni, la mancata tempestiva richiesta di intervento per la manutenzione o l'omessa verificazione periodica degli RT, nei termini legislativamente previsti, è punita con sanzione amministrativa da € 250 a € 2.000.
Inoltre, se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo, all'omessa o tardiva trasmissione ovvero alla trasmissione con dati incompleti o non veritieri dei corrispettivi giornalieri, si applica la sanzione amministrativa in misura fissa di € 100 per ciascuna trasmissione mancata (art. 11, comma 2-quinquies, D.Lgs. n. 471/1997).