Sistemi automatizzati sul lavoro: primi chiarimenti del Ministero

Il Decreto Legislativo n. 104/2022, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1152, relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell'Unione Europea, (c.d. “Decreto Trasparenza”) ha introdotto nuovi ed ulteriori obblighi informativi per il datore di lavoro che utilizza sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

I lavoratori devono, pertanto, essere preventivamente informati dal datore di lavoro sui sistemi automatizzati utilizzati in azienda nonché sulle modalità e le regole d’uso degli stessi.

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con la circolare n. 19 del 20 settembre 2022, ha fornito i primi chiarimenti sul tema degli obblighi di comunicazione nei casi di utilizzo di sistemi automatizzati, disciplinati dal nuovo articolo 1-bis, del D.Lgs. 152/1997, come modificato dal Decreto Trasparenza.

In particolare, il Ministero distingue due distinte tipologie di sistemi automatizzati in conformità ai contenuti della citata nuova diposizione:

1. sistemi che generano un procedimento decisionale o di monitoraggio in grado di incidere sul rapporto di lavoro,
2. sistemi che incidono sul controllo, la valutazione e l’adempimento delle obbligazioni dei lavoratori.

La prima tipologia riguarda i sistemi automatizzati in cui l’intervento umano è meramente accessorio e l’attività di raccolta dei dati e di elaborazione dei medesimi avviene tramite algoritmo, intelligenza artificiale ecc…

Vi rientrano, ad esempio, i sistemi automatizzati di selezione del personale tramite chatbots, sistemi di profilazione automatizzata o screening del curriculum e sistemi automatizzati di gestione del rapporto di lavoro che assegnano compiti, mansioni e turni, valutano la produttività, eventuali promozioni o cessazioni del rapporto su dati statistici e tramite sistemi di data analytics, machine learning ecc..

La seconda tipologia richiamata dalla circolare 19/2022 è più ampia rispetto alla precedente in quanto riguarda, a titolo esemplificativo e non esaustivo, “tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi di riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking, eccetera”.

Il Ministero precisa che tali sistemi rientrano nell’ambito di applicazione nel caso in cui possano incidere sul controllo, la valutazione e l’adempimento delle obbligazioni dei lavoratori. Pertanto, possono rientrarvi anche i sistemi automatizzati “integrati negli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa”, aventi le caratteristiche sopra indicate.

La nuova disciplina prevede l’obbligo di informare i lavoratori sull’utilizzo dei sistemi in argomento e di integrare l’informativa con un livello di dettaglio maggiore rispetto a quello ad oggi contenuto nell’informativa privacy fornita ai dipendenti.

L’obbligo di informativa verso i lavoratori deve essere assolto in modo “trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico” e, analogamente, deve altresì essere assolto nei confronti delle rappresentanze sindacali aziendali ovvero delle rappresentanze sindacali unitarie o, in assenza di queste, delle sedi territoriali delle associazioni sindacali di categoria comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

Si rammenta, infine, che l’utilizzo di tali sistemi nei luoghi di lavoro deve altresì sottostare a precise condizioni di utilizzo definite nell’art. 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori), in materia di controlli a distanza.

In particolare, gli impianti audiovisivi (c.d. videosorveglianza) e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori (a titolo esemplificativo, gli impianti che consentono la geolocalizzazione dei mezzi di trasporto) possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.

Tali impianti possono essere installati:

• previo accordo collettivo stipulato con le organizzazioni sindacali, ovverosia la rappresentanza sindacale unitaria o le rappresentanze sindacali aziendali o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale;
• in mancanza di accordo l’impresa con una o con più unità produttive tutte situate nell’ambito di competenza di una sola sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro, previa autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. L’impresa con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali dell’Ispettorato nazionale del lavoro può essere autorizzata dalla Sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

Le regole di cui sopra non si applicano agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa ed agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.