Trasferte all’estero e rimborsi spese: nessun obbligo di tracciabilità dei pagamenti

Con l’interpello n. 188 del 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito un chiarimento rilevante per le imprese che operano sui mercati internazionali: non è obbligatoria la tracciabilità dei pagamenti per rendere non imponibili i rimborsi spese sostenuti dai dipendenti durante missioni all’estero.

Quando un dipendente si reca all’estero per motivi di lavoro e sostiene spese per vitto, alloggio, viaggio o trasporto, il datore di lavoro può rimborsare tali costi anche se il pagamento è avvenuto in contanti, senza che ciò comporti concorso al reddito.
La condizione essenziale è che:

• le spese siano documentate in modo adeguato (ricevute, fatture, ecc.),
• siano inerenti alla trasferta e riconducibili a esigenze di servizio,
• rispettino le policy aziendali e le procedure interne.

Il chiarimento dell’Agenzia rappresenta una semplificazione concreta, soprattutto per le aziende che inviano personale in Paesi dove l’utilizzo di strumenti di pagamento elettronici può risultare limitato o impraticabile.

L’assenza dell’obbligo di tracciabilità, infatti, non pregiudica la non imponibilità dei rimborsi, a patto che siano rispettati i requisiti di inerenza e documentazione.

Per le PMI internazionalizzate, si tratta di un'opportunità per gestire con maggiore flessibilità le trasferte estere, pur rimanendo pienamente in linea con la normativa fiscale.