Smart working: le modifiche dal 1° gennaio 2023

L’emergenza Covid-19 ha costretto molte aziende ad accelerare una rivoluzione digitale nel mondo del lavoro ricorrendo altresì al c.d. smart working. Nel corso del triennio 2020-2022 i datori di lavoro hanno, infatti, fatto sempre più diffusamente ricorso a tale istituto, fino ad allora poco conosciuto o utilizzato all’interno delle nostre realtà aziendali.

Il c.d. smart working (o lavoro agile) è una forma di organizzazione del lavoro che coinvolge aziende, persone e ambiente e se adottato con criteri, è in grado di offrire notevoli vantaggi alle imprese in termini di produttività, competitività, raggiungimento degli obiettivi, welfare e qualità della vita del lavoratore.

L’istituto costituisce una particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che, anche tramite un’organizzazione in fasi, cicli o obiettivi, prevede che il dipendente presti la propria opera, in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro e con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Nell’immediatezza di fronteggiare la situazione pandemica, il legislatore, al fine di limitare il contagio da COVID-19 all’interno dei luoghi di lavoro, aveva previsto un’apposita procedura semplificata per il ricorso allo smart working.

In particolare, derogando all’obbligo della sottoscrizione di un apposito accordo individuale con il lavoratore e agli obblighi e diritti previsti dalla Legge 81/2017 e dal D.Lgs. 81/2008, la procedura semplificata prevista durante lo stato emergenziale - e fino al 31 dicembre 2022 - consisteva: (i) nell’invio di una comunicazione telematica al Ministero del Lavoro circa l’elenco dei lavoratori interessati e la data di inizio e fine della prestazione di lavoro in modalità agile e (ii) nell’utilizzo dell’informativa sulla sicurezza dei lavoratori in conformità alla documentazione disponibile sul sito dell’INAIL.

Il 31 dicembre 2022 è la data che segna la fine delle disposizioni derogatorie in materia di smart working e, quindi, delle procedure semplificate utilizzate nel triennio 2020-2022. I datori di lavoro che vorranno ricorrere allo smart working dovranno necessariamente riorganizzarsi, alla luce delle disposizioni normative ordinarie che regolano l’istituto in esame.

Dal 1° gennaio 2023, infatti, il ricorso allo smart working dovrà essere preceduto e regolamentato da un apposito accordo scritto tra azienda e lavoratore, in conformità alla Legge 81/2017 e al Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile del 7 dicembre 2021.

Lo smart working ritorna quindi ad essere subordinato al consenso del lavoratore, che accetta di alternare lo svolgimento della propria prestazione lavorativa tra l’interno e l’esterno dei locali aziendali.

In particolare:

• l’adesione allo smart working deve avvenire su base volontaria e
• l’eventuale rifiuto del lavoratore non può rappresentare motivo di licenziamento per giusta causa o giustificato motivo.

L’accordo scritto, la cui validità può essere anche a tempo determinato, dovrà regolamentare tutti gli aspetti del rapporto di lavoro reso in modalità agile, tra cui:

• l’alternanza tra periodi di lavoro all’interno o all’esterno dei locali aziendali con eventuale esclusione di luoghi non idonei;
• le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo da parte del datore di lavoro;
• i tempi di riposo del lavoratore;
• gli strumenti utilizzati dal lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la sua disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
• le condotte sanzionabili a livello disciplinare, con particolare attenzione ai rischi in materia di protezione dei dati aziendali durante l'utilizzo di strumenti tecnologici in ambienti che possano recare minacce alla riservatezza;
• l’eventuale diritto all’apprendimento;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Inoltre, a seguito della stipula dell’accordo ed entro 5 giorni successivi dall’inizio della prestazione in modalità agile, il datore di lavoro dovrà inviare un’apposita comunicazione telematica al Ministero del Lavoro e della Politiche Sociali.

La Legge n. 197 del 29 dicembre 2022 (c.d. “Legge di Bilancio 2023”) ha prorogato il diritto di accesso al lavoro agile, fino al 31 marzo 2023, per tutti i lavoratori fragili, ovverosia i soggetti affetti dalle patologie e condizioni elencate dal Decreto del Ministero della Salute del 4 febbraio 2022.

Nello specifico, la Legge di Bilancio 2023 ha previsto che il datore di lavoro, deve assicurare ai lavoratori c.d. fragili lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, anche attraverso l'adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento, come definita dai contratti collettivi di lavoro in applicazione, senza alcuna decurtazione della retribuzione in godimento.

La disposizione, tuttavia, non esclude la necessità di stipulare l’accordo individuale mentre sono state previste differenti modalità di invio della comunicazione di smart working per i lavoratori fragili. In particolare:

• fino al 31 gennaio 2023 le comunicazioni dovranno essere trasmesse, unicamente per i lavoratori fragili, mediante l’applicativo fin ad ora utilizzato, denominato “smart working semplificato”;
• dal 1° febbraio 2023 le eventuali comunicazioni, relative ai lavoratori fragili, dovranno essere inoltrate mediante la procedura ordinaria, mediante l’applicativo denominato “Lavoro agile”.