Legge di Bilancio 2025: le nuove regole per le spese di trasferta

Dal gennaio 2025 sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di tracciabilità delle spese di vitto, alloggio e viaggi per trasferte, in conformità ai commi 81-86 della Legge n. 207/2024 (c.d. “Legge di Bilancio 2025”).

Le nuove disposizioni prevedono l’obbligo di pagare queste spese con versamento bancario o postale o mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997. Si tratta, quindi, delle carte di credito, di debito, bancomat, assegni bancari e circolari e strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso (Agenzia delle Entrate, risposta n. 230/2020).

Pertanto, ai fini della deducibilità delle spese di vitto, alloggio e viaggi per trasferte, è necessario che il versamento sia tracciato. Ciò presuppone che questo non debba imprescindibilmente avvenire con uno strumento di pagamento riferibile al “datore di lavoro”.

Ad esempio, la spesa del taxi potrebbe essere stata sostenuta dal dipendente in trasferta con la propria carta di credito o di debito. Il datore di lavoro, semplicemente, dovrà poi acquisire l’evidenza dell’avvenuto pagamento tracciato per trattare correttamente il rimborso nonché la documentazione fiscale (i.e. ricevuta, fattura, scontrino ecc…) della spesa.

Gli effetti fiscali (e altresì previdenziali) della mancata tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto saranno i seguenti:

• imponibilità fiscale e previdenziale del rimborso considerato come “retribuzione” - in capo al dipendente (articolo 51, comma 5 del TUIR) con i correlati effetti in termini di netto percepito dallo stesso o con lordizzazione del rimborso da parte del datore di lavoro e conseguente impatto negativo sul costo del lavoro;
• indeducibilità IRPEF per i lavoratori autonomi (art. 54 del TUIR);
• indeducibilità IRES e IRAP del costo per la società (articolo 95, nuovo comma 3bis del TUIR), compresi anche i costi rimborsati ai lavoratori autonomi.

Per i rimborsi delle spese di trasporto l’obbligo di tracciabilità dovrebbe riguardare sia le trasferte al di fuori che quelle all’interno del Comune dove si trova la sede di lavoro (articolo 51, comma 5, TUIR).

Per le spese di vitto e alloggio, invece, il nuovo obbligo di tracciabilità vale solo in caso di rimborso per trasferte del dipendente fuori dal territorio comunale sede di lavoro. Per le trasferte all’interno del Comune, non rientrando nel perimetro applicativo di cui all’articolo 95, comma 3, nulla cambia: tassazione per il dipendente; deducibilità del costo al 75% per l’impresa (ex articolo 190 comma 5 del Tuir) anche se il pagamento è in contanti.

Rientrano nell’obbligo di tracciabilità, inoltre, quelle di trasporto riferibili ad autoservizi pubblici non di linea, quali i taxi. L’obbligo non riguarderà l’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea.

Al fine di gestire correttamente le trasferte, le aziende potrebbero dotarsi di una policy sui rimborsi delle spese ovvero aggiornare il regolamento aziendale in conformità alle nuove disposizioni.