Detrazione IVA all’importazione: il prospetto doganale va acquisito e conservato

La normativa italiana richiede il possesso di un documento doganale ufficiale – il prospetto di riepilogo ai fini contabili della dichiarazione d’importazione – per poter detrarre legittimamente l’IVA pagata in dogana. Dal 9 giugno 2022, con la dematerializzazione delle bollette doganali, questo prospetto digitale, generato dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), ha sostituito la bolletta doganale cartacea come prova dell’assolvimento dell’IVA all’importazione e come base per la registrazione contabile.

In altre parole, la coincidenza degli importi rilevati in contabilità con quelli dichiarati in dogana non è sufficiente: per esercitare correttamente il diritto alla detrazione IVA occorre rispettare sia il requisito sostanziale (IVA divenuta esigibile), sia il requisito formale del possesso e della conservazione di un documento doganale valido. È quindi fortemente consigliato – ed è, nei fatti, necessario – scaricare e archiviare il prospetto contabile dal portale ADM per ogni operazione di importazione, per evitare possibili contestazioni in sede di controllo.
Le autorità fiscali hanno più volte chiarito che documenti non ufficiali, come la cosiddetta “copia di cortesia” rilasciata dallo spedizioniere, non possono sostituire il documento emesso dall’ADM ai fini della detrazione IVA. Di seguito, i riferimenti normativi e i chiarimenti ufficiali sul ruolo di tale prospetto e sulle condizioni per la detrazione.

Per detrarre l’IVA all’importazione è necessario disporre del prospetto di riepilogo ai fini contabili rilasciato dall’ADM, che ha sostituito a tutti gli effetti la bolletta doganale cartacea. Il documento contiene i dati ufficiali dell’operazione – tra cui MRN, elenco delle fatture collegate e IVA assolta – e deve essere registrato nei registri IVA acquisti.

Anche quando gli importi contabilizzati coincidono con quelli risultanti dalla dichiarazione doganale, ciò non è sufficiente a legittimare la detrazione. Il diritto alla detrazione IVA richiede anche il rispetto delle formalità previste dalla normativa. In base all’art. 25 del DPR 633/1972 e ai chiarimenti di prassi, la detrazione è valida solo se il contribuente possiede e conserva il documento doganale ufficiale, oltre ad aver correttamente registrato l’operazione in contabilità.

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 417/2022, ha confermato l’idoneità del prospetto contabile ai fini IVA e, in caso di necessità, la possibilità di utilizzare il prospetto di sintesi dell’ADM – contenente dati dettagliati – come supporto documentale in sede di controllo.
Resta fermo che i dati ufficiali ADM devono essere sempre resi disponibili per eventuali verifiche.

L’introduzione del prospetto contabile si inserisce nel processo di digitalizzazione delle dichiarazioni doganali di importazione, avviato dall’ADM in attuazione del Codice Doganale dell’Unione. Dal 9 giugno 2022, la bolletta doganale cartacea (DAU) è stata eliminata: le dichiarazioni di importazione sono gestite esclusivamente in modalità telematica, con attribuzione di un Master Reference Number (MRN) univoco.

Per colmare il vuoto documentale ai fini fiscali, l’ADM – in coordinamento con l’Agenzia delle Entrate – ha istituito il Prospetto di riepilogo ai fini contabili della dichiarazione doganale di importazione, approvato con Determinazione Direttoriale prot. 234367/RU del 3 giugno 2022 e allegato alla Circolare ADM n. 22/D/2022. Il prospetto riassume tutte le informazioni necessarie alla gestione contabile e IVA dell’importazione: IVA assolta per aliquota, MRN, dati dell’importatore e del dichiarante, elenco fatture, dazi e altri tributi.
In sostanza, svolge la stessa funzione probatoria che in passato era attribuita alla bolletta doganale cartacea.

Il documento è reso disponibile sul Portale Unico Dogane (PUDM) contestualmente allo svincolo della merce. L’importatore – o un soggetto delegato – deve essere abilitato ai servizi telematici ADM tramite credenziali digitali e Modello Autorizzativo Unico (MAU). Una volta disponibile, il prospetto va scaricato e conservato tra le scritture contabili, poiché il diritto alla detrazione IVA all’importazione è subordinato anche al rispetto di queste formalità documentali.

La disciplina IVA, nazionale ed europea, richiede che la detrazione dell’IVA assolta all’importazione sia supportata non solo dall’effettivo pagamento dell’imposta, ma anche dal possesso di un documento idoneo a dimostrare l’operazione. L’art. 178 della Direttiva 2006/112/CE stabilisce che il soggetto passivo deve essere in possesso di un documento doganale che lo identifichi come importatore e indichi l’imposta dovuta o ne consenta il calcolo.

Alla luce di ciò, una contabilizzazione dell’IVA basata esclusivamente su F24 o documentazione dello spedizioniere espone l’impresa a rischi rilevanti. Anche in presenza di importi corretti, l’assenza del prospetto ufficiale ADM può comportare la contestazione del diritto alla detrazione per carenza del requisito formale.

In caso di verifica, l’onere della prova ricade sul contribuente, che deve esibire i prospetti doganali a supporto delle detrazioni operate. Sebbene il portale ADM consenta il recupero storico dei documenti, la mancata acquisizione e conservazione tempestiva può essere considerata un’irregolarità formale. La prassi più corretta resta quindi quella di scaricare e archiviare sistematicamente i prospetti, collegandoli alle relative registrazioni contabili.

Nella fase iniziale di applicazione della riforma, non sempre il prospetto contabile era immediatamente disponibile sul portale ADM. In tale contesto, ADM e Agenzia delle Entrate hanno ammesso l’utilizzo del prospetto di sintesi come documento probatorio temporaneo. Questo prospetto, previsto dall’Allegato 2 alla Circolare 22/D/2022, riepiloga comunque i dati essenziali dell’operazione doganale.

L’Agenzia delle Entrate, nella risposta a interpello n. 417/2022, ha chiarito che in caso di necessità o controllo, il prospetto di sintesi può essere utilizzato come supporto documentale. Oggi, a regime, il prospetto contabile risulta regolarmente disponibile, mentre il prospetto di sintesi rimane consultabile come ulteriore riferimento informativo.

Alla luce del quadro normativo e di prassi, il prospetto contabile doganale è un elemento imprescindibile per la corretta gestione dell’IVA all’importazione. Di fatto, costituisce la “fattura di acquisto” delle operazioni di import e deve essere trattato come tale.

È quindi opportuno che le imprese si dotino di procedure interne per l’accesso al portale ADM, la verifica dei dati e la conservazione sistematica dei prospetti. In assenza temporanea del prospetto contabile, è possibile fare riferimento al prospetto di sintesi, fermo restando l’obbligo di acquisire e archiviare il documento definitivo non appena disponibile.
Affidarsi esclusivamente a documenti dello spedizioniere non è sufficiente sul piano fiscale.