Nota spese: chiarimenti sulla dematerializzazione e la conservazione

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 142/E del 24 giugno 2024, ha fornito il proprio parere in merito alla dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei relativi documenti giustificativi.

Rispondendo all’interpello, l’amministrazione finanziaria parte dall’assunto fondamentale secondo il quale, ai sensi del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (cosiddetto “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e successivi decreti attuativi, i documenti informatici avente rilevanza fiscale - contenenti, dunque, rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. 917/1986 - devono possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

L’azienda che ha presentato l'istanza intende procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai lavoratori dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando di regola le carte di credito aziendale.

Al fine di ottimizzare la gestione ed il controllo delle note spese, rendendo più efficiente l’intero processo, l’azienda riferisce di voler attivare un sistema informatico che consenta di creare automaticamente una versione della spesa sostenuta, scansionando i giustificativi cartacei sullo smartphone tramite l’applicazione ad hoc installata, utilizzando la tecnologia “OCR”.

Il sistema così sviluppato dall’azienda, una volta caricato il documento dal lavoratore tramite la fotocamera, godrebbe delle caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e successivamente verrebbe archiviato automaticamente a norma di legge. Una volta archiviato, tale documento non consentirebbe al lavoratore di apportare modifiche, rendendolo in sostanza “non modificabile”.

Nel dare la risoluzione all’interpello proposto dall’istante, l’Agenzia delle Entrate ha innanzitutto evidenziato che, oltre alle caratteristiche imprescindibili sopracitate (ossia immodificabilità, integrità ed autenticità), i documenti informatici avente rilevanza fiscale devono possedere gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (i.e. inerenza, competenza e congruità ai sensi del TUIR) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

Alla luce di questa disamina, conclude l’Agenzia: “laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti […] nulla osta che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata”.

In aggiunta a quanto precede, l’Agenzia delle Entrate si sofferma sulle modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, chiarendo che trattasi di servizi soggetti all’obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.

Pertanto, in mancanza di fattura o altro documento che giustifica la prestazione del servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico (es: carta di credito) non è sufficiente a identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo. A tal riguardo resta necessario che la stessa spesa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (es. data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).

In conclusione, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali cartacei, ai sensi del D.M. 17 giugno 2014, art. 4, comma 3, dopo aver completato la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni vigenti.