INL: chiarimenti sui controlli a distanza

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), con la nota n. 2572/2023, ha fornito importanti chiarimenti sul rilascio dei provvedimenti autorizzatori all’installazione di strumenti di controllo diretto o indiretto dei lavoratori.

Ai sensi dell’art. 4 della Legge n. 300/1970 (“Statuto dei Lavoratori”) gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori:

• possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale
• possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti in questione possono essere installati previa autorizzazione delle sedi territoriale dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Le limitazioni e le procedure descritte non si applicano agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

In ogni caso, il datore di lavoro può utilizzare le informazioni raccolte attraverso i predetti strumenti per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che abbia adeguatamente informato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di medesimi e sulle modalità con cui verranno effettuati i controlli, nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Illustrata la normativa di riferimento si entra nel merito della nota dell'INL n. 2572/2023.

Fermo restando il divieto assoluto di controllo intenzionale a distanza, l’installazione di un impianto audiovisivo o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza dell’attività lavorativa deve necessariamente e preventivamente essere preceduta da un accordo con le RSA e/o RSU presenti.

Detto accordo costituisce il percorso prioritario previsto dal legislatore e la procedura autorizzatoria pubblica risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo con i sindacati ed è condizionata, ai fini istruttori, alla dimostrazione dell’assenza delle RSA/RSU ovvero al mancato accordo con esse.

Le istanze, pertanto, devono contenere la dichiarazione di assenza delle RSA/RSU o la documentazione comprovante il mancato accordo.

Resta inteso che, avendo il bene giuridico tutelato natura collettiva e non individuale, la mancanza di accordo o del successivo provvedimento autorizzatorio non può essere colmata dall’eventuale consenso, seppur informato, rilasciato dai lavoratori interessati. In tal caso l’operazione si considera illegittima ed il datore di lavoro penalmente responsabile poiché la tutela penale è apprestata per la salvaguardia di interessi collettivi di cui le rappresentanze sindacali sono portatrici, in luogo dei lavoratori.

Le imprese con più unità produttive ubicate nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale dell’INL - in caso di mancato accordo con la RSA/RSU o in loro assenza - in presenza di medesime ragioni legittimanti e avuto riguardo allo stesso sistema, possono presentare una sola istanza di autorizzazione all’ispettorato territorialmente competente che, a sua volta, emanerà un unico provvedimento.

Invece, le imprese con unità produttive ubicate in diverse province, in alternativa alla stipulazione di singoli accordi con le RSA/RSU, possono stipulare un unico accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In caso di mancato accordo o in assenza della RSA/RSU, potranno presentare istanza di autorizzazione alle singole sedi territoriali dell’INL o, in alternativa, alla sede centrale.

Qualora una azienda sia già in possesso di un provvedimento autorizzativo ed abbia intenzione di installare il medesimo sistema in una diversa unità produttiva, può presentare istanza di integrazione, nel rispetto della procedura sopra richiamata. Ciò a condizione che l’impianto da autorizzare presenti i medesimi presupposti legittimanti e le stesse modalità di funzionamento di quello già autorizzato.

Anche l’istanza di mera integrazione all’Ispettorato può avere seguito in subordine all’assenza della RSA/RSU ovvero in caso di mancato accordo con le rappresentanze sindacali presenti nell’unità produttiva oggetto di istanza.

In caso di aziende di nuova costituzione la richiesta può essere presentata anche in assenza di dipendenti, precisando il numero delle persone che verranno assunte. In caso, invece, di aziende senza dipendenti e con l’impianto di controllo già attivato, questo andrà disattivato non appena i lavoratori saranno assunti, dovendo attendere l’autorizzazione.

Con particolare riguardo ai sistemi di geolocalizzazione, viene sottolineata la necessità di contemperare le finalità di sicurezza del lavoro, di tutela del patrimonio aziendale e di una più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, con la tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori, anche alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali.

Infatti, i suddetti sistemi consentono la raccolta e l’elaborazione di dati di varia natura che permettono una verifica continua e puntuale, anche a posteriori, della localizzazione dei mezzi (o comunque dei dispositivi) e del loro tracciamento nonché, direttamente o indirettamente, del lavoratore che li utilizza.

Tali sistemi per fornire idonee garanzie nel trattamento devono:

• escludere il monitoraggio continuo e consentire la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo quando strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite;
• consentire, di regola, la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro;
• effettuare, di regola, i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali (utilizzo di dati non direttamente identificativi);
• prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.

Pertanto, l’accesso ai dati da parte del datore di lavoro dovrà avvenire solo ed esclusivamente in funzione delle motivazioni poste a fondamento del provvedimento autorizzativo, con la conseguenza che ogni diverso trattamento non consentito dei dati non rende utilizzabili le informazioni raccolte ai fini connessi al rapporto di lavoro (art. 4, co. 3, dello Statuto dei Lavoratori).

Pertanto, gli Uffici devono valutare attentamente le ragioni legittimanti l’installazione dei sistemi di geolocalizzazione, verificando che la tipologia dei dati raccolti ed il loro effettivo trattamento siano correlati alle esigenze dichiarate e rispettosi dei principi sopra richiamati.

È opportuno, ad avviso dell’ITL, che nel corpo dei provvedimenti autorizzatori venga previsto il rispetto delle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali (in particolare degli artt. 5, 6, 9, 13, 14 e 35 del Regolamento (UE) 2016/679).

L’ITL ha anche chiarito che le garanzie di cui all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori trovano applicazione in presenza di specifiche disposizioni normative che favoriscono o impongono l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza come, ad esempio, nelle strutture socio-assistenziali e nelle sale scommesse. Secondo l’ITL, infatti, le garanzie de quibus e la disciplina in materia di trattamento dei dati personali non possono subire limitazioni, neppure se l’adozione di sistemi di videosorveglianza è imposta da normative di settore. Stesso discorso vale per i lavoratori che operano mediate piattaforme digitali.