PEC degli Amministratori di Società: obblighi e scadenze da rispettare

Con l’entrata in vigore del “Decreto Sicurezza Lavoro”, sono cambiate le regole in materia di posta elettronica certificata (PEC) per gli amministratori di società. L’intervento legislativo introduce un nuovo obbligo di comunicazione al Registro delle Imprese e chiarisce un punto finora rimasto incerto: la distinzione tra la PEC della società e quella personale dell’amministratore.

L’obbligo riguarda l’Amministratore unico o delegato della società.
In assenza di tali figure, la comunicazione deve essere effettuata dal Presidente del Consiglio di Amministrazione.
La norma si applica a tutte le società di capitali e di persone iscritte al Registro delle Imprese.

- PEC distinta da quella societaria: l’indirizzo PEC dell’amministratore deve essere diverso da quello della società, poiché rappresenta un canale personale di comunicazione con la Pubblica Amministrazione, gli organi di vigilanza e l’Autorità giudiziaria.

- Società già iscritte: per le imprese iscritte al Registro delle Imprese al 1° gennaio 2025, la PEC dell’amministratore deve essere comunicata entro il 31 dicembre 2025.

- Nuove iscrizioni: per le società costituite dopo il 1° gennaio 2025, l’indirizzo PEC dell’amministratore va indicato contestualmente alla domanda di iscrizione.

- Nomine successive: in caso di nomina o rinnovo dell’amministratore (o del liquidatore), la comunicazione della PEC deve essere effettuata insieme alla pratica di iscrizione della nomina presso la Camera di Commercio competente.

Il mancato adempimento comporta una sanzione amministrativa pecuniaria da 206 a 2.064 euro, raddoppiata rispetto al regime precedente.
È prevista una riduzione della sanzione a un terzo dell’importo minimo se la comunicazione viene effettuata entro 30 giorni dalla scadenza (ai sensi dell’art. 16, Legge 689/1981).

Le nuove regole rafforzano l’obbligo di identificabilità e tracciabilità digitale delle figure amministrative, rendendo la PEC personale dell’amministratore uno strumento di comunicazione diretta e certificata, distinto da quella dell’impresa.
Il legislatore ha inoltre introdotto una scadenza univoca (31 dicembre 2025) per le società già registrate e sanzioni più severe, con l’obiettivo di uniformare la gestione dei recapiti digitali nel Registro delle Imprese.

Ogni società è tenuta a verificare la presenza e la validità dell’indirizzo PEC dell’amministratore nei dati camerali.