POS e registratori telematici: obbligo di collegamento entro il 19 aprile 2026

Dal 2026 entra in vigore un nuovo adempimento che riguarda gli esercenti che accettano pagamenti elettronici: il collegamento “logico” tra POS e registratore telematico (RT).

Non si tratta di un collegamento fisico tra dispositivi né dell’installazione di nuovi hardware. L’adempimento consiste in una comunicazione da effettuare una sola volta tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, associando i terminali POS ai registratori telematici utilizzati dall’esercente.

La misura nasce con l’obiettivo di rendere più efficaci i controlli sui corrispettivi. Attraverso questo sistema l’Agenzia delle Entrate può incrociare automaticamente due flussi informativi diversi: da un lato i dati dei pagamenti elettronici trasmessi dagli operatori finanziari (gli Acquirer, cioè i soggetti che gestiscono i circuiti di pagamento), dall’altro i corrispettivi giornalieri inviati dai registratori telematici.

Il confronto tra queste informazioni consente di individuare più facilmente eventuali incoerenze tra incassi elettronici e documenti commerciali emessi, riducendo errori e irregolarità nella gestione dei corrispettivi.

Il collegamento deve essere effettuato da tutti gli esercenti che certificano i corrispettivi tramite registratore telematico oppure tramite la procedura web “Documento commerciale online” e che incassano almeno una parte dei pagamenti con strumenti elettronici, come POS fisici o virtuali.

Sono invece esclusi dall’obbligo gli operatori che certificano tutte le operazioni esclusivamente tramite fattura. Restano inoltre fuori dall’adempimento i POS utilizzati esclusivamente per attività esonerate dalla certificazione dei corrispettivi - ad esempio tabacchi, carburanti o distributori automatici - purché tali terminali siano impiegati solo per quelle specifiche operazioni.

La comunicazione richiede l’inserimento di alcune informazioni relative ai dispositivi utilizzati.

Per ogni registratore telematico devono essere indicati la matricola dell’RT e l’indirizzo del punto vendita.

Per i POS fisici è necessario inserire il Terminal ID e i dati dell’Acquirer, cioè il codice fiscale e la denominazione del gestore del circuito di pagamento.

Nel caso dei POS virtuali, non essendo presente un terminale fisico, devono essere comunicati solo i dati dell’Acquirer.

È importante ricordare che l’Acquirer non coincide necessariamente con la banca dell’esercente.

La procedura di collegamento è disponibile dal 5 marzo 2026 sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

Per i POS già attivi a gennaio 2026 è previsto un periodo transitorio: il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni, quindi entro il 19 aprile 2026.

Una volta entrato a regime, l’adempimento seguirà una tempistica ordinaria: in caso di nuovi POS, sostituzioni o modifiche dei collegamenti esistenti, la registrazione dovrà essere effettuata tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione o alla variazione.

Ad esempio, per un POS attivato nel mese di aprile, la comunicazione dovrà essere effettuata tra il 6 e il 30 giugno.

Il collegamento si esegue accedendo all’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi tramite SPID, CIE o CNS. All’interno della sezione dedicata è possibile selezionare il registratore telematico, associare i terminali POS utilizzati nel punto vendita, verificare l’indirizzo dell’attività e salvare il collegamento.

Per le imprese che gestiscono numerosi registratori o terminali è prevista anche una procedura di caricamento massivo tramite file CSV, utile per semplificare l’invio dei dati.

Un aspetto da valutare con attenzione riguarda le attività che utilizzano lo stesso POS per operazioni con regimi diversi. Il collegamento è necessario ogni volta che il terminale viene utilizzato anche solo in parte per operazioni soggette all’emissione del documento commerciale.

Ad esempio, una tabaccheria che utilizza un unico POS per vendere sia tabacchi sia altri prodotti dovrà effettuare il collegamento. Diverso il caso dei distributori di carburante con POS separati: sarà necessario collegare solo il terminale utilizzato per operazioni soggette a documento commerciale. I POS dedicati esclusivamente ad attività esonerate possono invece essere esclusi.

Il mancato collegamento nei termini previsti comporta sanzioni amministrative che possono arrivare fino a 4.000 euro, con possibile sospensione dell’attività. con la possibile sospensione della licenza nei casi più gravi.

Sono inoltre previste sanzioni in caso di errata indicazione della modalità di pagamento nel documento commerciale: in questo caso la sanzione è di 100 euro per ogni trasmissione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre.