Certificazione Parità di genere: la tua azienda è pronta? Cosa verificare prima di iniziare

La preparazione alla Certificazione della Parità di genere UNI/PdR 125 non si misura soltanto dalle iniziative che un'azienda ha già adottato. Conta anche la capacità di documentarle, verificarne l'applicazione e misurarne i risultati attraverso indicatori e responsabilità definiti.

Molte PMI dispongono già di pratiche consolidate nella gestione del personale, ma non sempre hanno organizzato le informazioni e i processi secondo i requisiti richiesti dalla certificazione. Il primo passo consiste quindi nel capire che cosa è già presente in azienda, che cosa può essere valorizzato e quali aspetti devono ancora essere strutturati.

Prendiamo il caso di un'impresa manifatturiera di 45 dipendenti. Le assunzioni seguono criteri definiti, i congedi vengono gestiti regolarmente, sono previste attività formative e alcune forme di flessibilità organizzativa.

Sono elementi che possono costituire una buona base di partenza. Ma l'azienda dispone di dati aggiornati, procedure documentate e strumenti per dimostrare che queste pratiche vengono applicate e monitorate nel tempo?

È proprio questa la funzione di una valutazione preliminare rispetto alla UNI/PdR 125: individuare il livello di preparazione dell'impresa e definire, prima di avviare il percorso di certificazione, quali interventi siano effettivamente necessari.

Il primo controllo: quali informazioni sono già disponibili?

Una parte significativa dei dati necessari alla valutazione può essere già presente in azienda.

L'ufficio del personale, il consulente paghe, i responsabili di funzione e l'amministrazione dispongono generalmente di informazioni relative all'organico, ai livelli contrattuali, alle retribuzioni, alla formazione e all'utilizzo dei congedi.

Il primo passaggio consiste nel verificare se queste informazioni sono disponibili, aggiornate e utilizzabili per gli indicatori previsti dalla UNI/PdR 125.

Consideriamo alcuni esempi.

La presenza di questi dati, tuttavia, non garantisce che siano già utilizzabili per la certificazione. Potrebbero essere necessari ulteriori dettagli, aggregazioni o confronti, secondo le definizioni e i criteri di calcolo previsti dalla prassi.

Nell'esempio dell'azienda di 45 dipendenti, i dati retributivi potrebbero essere disponibili nel software paghe, ma non essere mai stati elaborati per confrontare correttamente situazioni omogenee.

Il problema, in questo caso, non è l'assenza dell'informazione: è la necessità di organizzarla e interpretarla secondo criteri verificabili.

Il secondo controllo: le pratiche aziendali sono anche documentate?

Un altro aspetto riguarda la differenza tra ciò che l'impresa fa abitualmente e ciò che riesce a dimostrare. Pensiamo alla gestione del rientro dalla maternità o dalla paternità.

L'azienda potrebbe avere una prassi consolidata: il responsabile incontra la persona al rientro, valuta eventuali necessità organizzative e concorda le modalità di ripresa dell'attività.

È una pratica che può rappresentare un buon punto di partenza. Ma esistono indicazioni condivise? Viene applicata in modo coerente? È possibile dimostrare come viene gestita, nel rispetto della riservatezza delle persone coinvolte?

Lo stesso vale per altri processi, come la selezione del personale, la formazione, la gestione delle segnalazioni o l'attribuzione delle responsabilità.

La certificazione non richiede soltanto dichiarazioni di principio: occorrono evidenze dell'effettiva applicazione del sistema.

Questo non significa produrre documenti inutili. Significa individuare modalità proporzionate alla struttura aziendale per formalizzare le pratiche rilevanti, assegnare responsabilità e verificarne l'attuazione.

Il terzo controllo: chi governa il sistema di gestione?

La certificazione UNI/PdR 125 non può essere gestita esclusivamente come un'attività amministrativa dell'ufficio personale.

La prassi prevede una politica per la parità di genere, una pianificazione degli obiettivi, responsabilità definite e attività di monitoraggio.

Per la PMI del nostro esempio, questo significa chiarire alcune questioni operative.

Chi coordina la raccolta dei dati? Chi verifica l'andamento degli indicatori? Chi valuta gli eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi? In che modo la direzione partecipa alle decisioni e controlla i risultati?

L'organizzazione deve inoltre prevedere le attività di verifica interna e riesame richieste dal sistema.

La struttura può essere calibrata sulle dimensioni dell'impresa, ma le responsabilità devono essere effettive e riconoscibili.

È un passaggio che spesso permette di individuare una differenza importante tra avere singole iniziative sulla parità di genere e disporre di un sistema in grado di governarle nel tempo.

Il quarto controllo: quali requisiti si applicano alla dimensione aziendale?

Non tutte le imprese vengono valutate attraverso un insieme identico di indicatori.

La UNI/PdR 125:2022 prevede KPI qualitativi e quantitativi, con criteri di applicabilità che tengono conto anche della dimensione dell'organizzazione.

Per questo una prima analisi deve individuare correttamente la fascia dimensionale dell'impresa e gli indicatori applicabili, prima ancora di attribuire un punteggio.

La valutazione interessa sei aree: cultura e strategia, governance, processi HR, opportunità di crescita e inclusione, equità remunerativa, tutela della genitorialità e conciliazione vita-lavoro.

Per accedere alla certificazione è previsto il raggiungimento di un punteggio complessivo minimo del 60%, calcolato secondo i criteri della prassi.

Il raggiungimento della soglia non equivale però a una certificazione automatica: l'organismo accreditato deve verificare anche la conformità e l'effettiva applicazione del sistema di gestione.

Per l'azienda di 45 dipendenti, quindi, non sarebbe corretto compilare una checklist generica e considerare il risultato una previsione certa dell'esito dell'audit.

Occorre verificare quali indicatori siano effettivamente applicabili, come vadano calcolati e quali evidenze siano richieste.

Un riferimento importante è rappresentato dagli Indirizzi applicativi UNI e Accredia, aggiornati a gennaio 2026, che chiariscono diversi aspetti operativi e interpretativi della UNI/PdR 125:2022.

Si tratta di indicazioni utili sia per le organizzazioni che intendono certificarsi sia per gli organismi di certificazione accreditati.

La verifica preliminare deve quindi considerare non soltanto il testo della prassi, ma anche i chiarimenti applicativi pertinenti.

Nel frattempo, a ottobre 2026 UNI ha avviato il percorso per la futura trasformazione della UNI/PdR 125 in norma UNI. Questa iniziativa non modifica l'attuale validità della prassi né delle certificazioni rilasciate.

Dalla verifica iniziale al piano di preparazione: un esempio

Torniamo alla nostra PMI di 45 dipendenti.

Dopo una prima analisi, l'impresa potrebbe individuare una situazione di questo tipo.

Esempio illustrativo: le attività effettivamente necessarie dipendono dalla situazione dell'impresa e dai requisiti applicabili.

Da questa analisi emerge un elemento importante: l'azienda non deve necessariamente ripartire da zero.

Alcune informazioni sono già disponibili, diverse pratiche sono consolidate e parte delle responsabilità può essere già attribuita.

Il lavoro consiste nel verificare quanto questi elementi rispondano ai requisiti della UNI/PdR 125 e nel definire gli interventi necessari per colmare gli scostamenti.

Questa attività viene generalmente indicata come gap analysis, cioè un confronto strutturato tra la situazione aziendale e i requisiti richiesti.

Il risultato non è soltanto un elenco di documenti mancanti, ma un piano di lavoro che individua priorità, responsabilità, attività da svolgere e modalità di verifica.

Quando un'azienda può considerarsi pronta per l'audit?

Avere completato la raccolta dei documenti non significa necessariamente essere pronti per la verifica dell'organismo di certificazione.

Prima dell'audit è necessario accertare che il sistema sia stato effettivamente attuato, che gli indicatori siano stati calcolati correttamente, che le attività previste siano documentate e che siano state svolte le verifiche interne richieste.

È inoltre importante che eventuali criticità emerse durante la preparazione siano state affrontate e che la direzione abbia valutato l'andamento del sistema.

Per questo non esiste un tempo di preparazione valido per tutte le imprese.

Un'azienda che dispone già di processi HR strutturati, dati affidabili e responsabilità definite potrebbe avere un percorso diverso da una realtà nella quale molte attività sono gestite informalmente.

La certificazione viene rilasciata da un organismo accreditato, ha validità triennale ed è soggetta a monitoraggio annuale. La preparazione deve quindi considerare anche la capacità dell'impresa di mantenere nel tempo il sistema adottato.

Certificazione parità di genere: il punto di partenza è una valutazione della propria organizzazione

Per una PMI interessata alla certificazione UNI/PdR 125, la prima decisione non dovrebbe essere quali documenti predisporre, ma come verificare in modo attendibile il proprio livello di preparazione.

Raccogliere i dati disponibili, esaminare le pratiche esistenti, individuare i requisiti applicabili e definire le responsabilità consente di comprendere quali attività siano effettivamente necessarie.

È un approccio che permette di evitare sia interventi superflui sia una preparazione incompleta, affrontando il percorso di certificazione con obiettivi e priorità più chiari.

Per approfondire il contesto organizzativo della certificazione, leggi anche Parità di genere nelle PMI: perché oggi è diventata una questione organizzativa.

Il supporto Artser per prepararsi alla Certificazione UNI/PdR 125

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