Documentare la formazione: cosa serve davvero in caso di controllo (o di infortunio)

“Abbiamo tutti gli attestati in regola.” È la frase che l’imprenditore ripete al consulente, all’ispettore, a se stesso. Fino al giorno in cui arriva un controllo. O, peggio, un infortunio. E lì scopre che gli attestati, da soli, non bastano.

Perché quello che viene verificato non è la presenza di carta, ma la coerenza: tra i rischi reali in azienda, le mansioni quotidiane, la formazione erogata e ciò che accade sul campo. Ed è proprio qui che molte imprese, anche quelle convinte di essere “a posto”, scoprono lacune che pesano.

Molte aziende fanno formazione. Molte meno riescono a dimostrare in modo corretto di averla fatta e, soprattutto, che fosse adeguata. L’equivoco più diffuso è considerare l’attestato come prova definitiva dell’adempimento. In realtà, in sede di verifica conta dimostrare che la formazione:

• corrisponde ai rischi effettivi presenti in azienda,
• riguarda le mansioni realmente svolte,
• è aggiornata rispetto ai cambiamenti organizzativi/tecnici/produttivi,
• è tracciabile in modo completo.

Un attestato dice che una persona ha frequentato un corso. Non dimostra che quel corso fosse coerente con il contesto aziendale. E quando manca coerenza, le conseguenze non sono solo amministrative: possono tradursi in contenziosi, responsabilità, aumento dei costi assicurativi e, nei casi peggiori, fermo attività.

Su alcuni temi la normativa è chiara: formazione generale e specifica, preposti, dirigenti, RSPP, abilitazioni/patentini per attrezzature (carrelli, PLE, gru, ecc.), addestramento pratico dove richiesto, qualifiche specifiche (ad esempio per attività che lo prevedono).

Ma attenzione: non basta aver frequentato. La verifica si sposta subito su aggiornamenti, contenuti, coerenza con l’attrezzatura e con la mansione. Esempio tipico: un operatore ha l’attestato per i carrelli elevatori. Sembra tutto a posto, finché emerge che l’aggiornamento quinquennale è scaduto, che in reparto usa anche altre attrezzature per cui serve una formazione specifica, o che non c’è traccia dell’addestramento iniziale in azienda. In controllo, questi elementi pesano più della sola presenza dell’attestato.

Qui iniziano le difficoltà più frequenti. Il DVR fotografa rischi specifici: MMC, movimenti ripetuti, posture, rumore, vibrazioni, uso di attrezzature particolari, ecc. Poi però succede, per esempio, che entrano nuovi macchinari o cambiano le lavorazioni o cambiano le persone o le mansioni oppure si riorganizzano reparti e processi, mentre il piano formativo resta fermo.

Il risultato è che DVR e formazione non coincidono più. In caso di verifica (o infortunio) questa discrepanza pesa molto, perché mostra un sistema sicurezza “formale” e non sostanziale.

Tre domande  possono essere utile per verificare la situazione:

1. L’ultimo aggiornamento del DVR ha generato un aggiornamento della formazione?
2. Ogni rischio rilevante ha un riscontro formativo tracciabile?
3. Le persone formate sulle attrezzature sono ancora quelle che le usano oggi?

Se anche solo una risposta è “no” o “non lo so”, c’è un problema documentale concreto.

Consegnare un manuale non è formare. Spiegare a voce una procedura non è addestrare. E la teoria non sostituisce l’addestramento pratico quando è necessario. In azienda l’addestramento dovrebbe essere documentabile: affiancamento operativo, prove supervisionate, verifica dell’apprendimento e registrazione dell’attività. È un punto che, soprattutto dopo infortuni legati ad attrezzature o operazioni manuali complesse, viene verificato sempre più spesso.

Accanto agli obblighi normativi, molte PMI sottovalutano la formazione tecnica mirata sui rischi specifici dell’azienda: valutazioni avanzate della MMC (sollevamento, spinta/traino, movimenti ripetuti), ergonomia applicata alle mansioni reali, procedure operative su nuove tecnologie, uso corretto di attrezzature tipiche del settore. Qui l’azienda può limitarsi al minimo. Oppure può scegliere di investire in formazione operativa reale.

Le imprese più strutturate scelgono la seconda strada perché riduce gli infortuni (e i costi), migliora l’efficienza operativa, rafforza la difesa in caso di contenziosi e dimostra un approccio proattivo agli organi di vigilanza. Non è “formazione in più”: è un modo concreto di governare il rischio.

Una documentazione formativa solida dovrebbe permettere di ricostruire con chiarezza:

• chi è stato formato (mansione e cambi ruolo),
• cosa ha fatto (contenuti, durata, modalità),
• perché (collegamento ai rischi del DVR),
• quando (formazione iniziale e aggiornamenti),
• come (attestati, registri, verbali di addestramento),
• con chi (docenti qualificati, tutor interni per addestramento).

Il tutto deve risultare coerente con DVR aggiornato, organigramma della sicurezza, mansioni reali e attrezzature/processi effettivamente utilizzati.

Il punto di partenza è semplice e spesso risolutivo: rileggere il DVR in chiave formativa, come preraltro è richiesto dal nuovo Accordo Stato regioni 2025. Per ogni rischio, chiedersi: abbiamo formato qualcuno? Quando? È ancora attuale? Chi svolge oggi quella mansione?

Poi serve incrociare quattro elementi: rischi del DVR, mansioni reali, formazione erogata, documentazione disponibile. Da qui emergono i gap: mancanze, incoerenze, aggiornamenti scaduti, addestramenti non tracciati.

A quel punto si costruisce un piano formativo essenziale ma strutturato, che tenga insieme obblighi, abilitazioni/patentini, aggiornamenti e formazione mirata sui rischi specifici. È così che la formazione passa da adempimento a strumento operativo di prevenzione. E, soprattutto, mette al riparo da brutte sorprese.