Più efficienza, più produttività, meno costi: i vantaggi della digitalizzazione per le Pmi

Maggiore efficienza, più sicurezza, più produttività, meno costi. Sono tanti i vantaggi che la digitalizzazione porta a un’azienda. Ma dematerializzare e digitalizzare non è un processo semplice come potrebbe sembrare a prima vista. «Digitalizzare ha come primo risultato una maggiore efficienza dell’impresa – spiega Claudio Rorato, direttore dell’Osservatorio Innovazione Digitale nelle Pmi del Politecnico di Milano - Sono però, diversi, gli ostacoli che una Pmi può trovarsi davanti. Ad esempio, la reticenza alla novità e al cambiamento dell’imprenditore o del personale dell’azienda».

Allora come fare? Tre sono i suggerimenti del professor Rorato agli imprenditori che desiderano intraprendere questo percorso: confrontarsi con altri imprenditori per ascoltare la loro esperienza e trarne un esempio positivo da seguire; puntare sulla formazione del personale; strutturare all’interno della propria di azienda percorsi di crescita per i giovani.

Dematerializzazione e digitalizzazione sono due concetti estremamente collegati tra di loro. Per dematerializzazione intendiamo la perdita di materialità: per esempio di un documento, che viene tradotto o generato in forma digitale. Con il termine digitalizzazione intendiamo invece un processo lavorativo in cui le diverse fasi avvengono attraverso il supporto di una soluzione digitale, che può per esempio trasferire delle informazioni da un'area a un'altra attraverso un collegamento di natura informatica, come succede utilizzando un gestionale o, semplicemente, le mail. Perché, per Rorato, è importante dematerializzare e digitalizzare?

«Da un punto di vista interno la digitalizzazione, che comprende ovviamente poi anche la dematerializzazione documentale, ha il principale risultato di creare maggiore efficienza. Attraverso la digitalizzazione il trasferimento che prima era analogico, cioè cartaceo per esempio di un documento avviene real time attraverso un supporto di natura informatica. Significa risparmio di tempo e di conseguenza maggiore possibilità di diminuire il costo complessivo di un processo lavorativo. Ciò si traduce poi ovviamente in maggiore efficienza dei processi complessivi aziendali, che ha degli impatti positivi anche sulle marginalità».

«Un secondo elemento è quello della sicurezza. Un dato che viene trasmesso digitalmente con gli opportuni standard di cyber security e di data security garantisce una sicurezza maggiore rispetto a un documento cartaceo che può essere perso o manipolato».

«Un ulteriore elemento è l'efficienza complessiva dei processi ma anche la maggior cultura digitale che le persone acquisiscono attraverso l'utilizzo dei supporti informatici».

Gli ostacoli che una Pmi incontra nel percorso di digitalizzazione sono di diversa natura. Ad elencarli è sempre il professor Rorato:

• La difficoltà da parte del proprietario del titolare dei soci dell'azienda a elaborare nuove visioni. Se loro non percepiscono l'importanza del digitale ovviamente l'azienda non si incammina verso un percorso di sviluppo digitale.
• Le resistenze legate alla cultura digitale da parte dei lavoratori.
• Le disponibilità finanziarie. Sviluppare e utilizzare tecnologia può essere costoso ma esistono anche tante fonti di finanziamento a tassi agevolati e in parte anche a fondo perduto che consentono di accedere a un rinnovamento tecnologico all'interno dell'azienda.
• L'accessibilità dei finanziamenti.
• La non conoscenza dell'esistenza di bandi di finanziamento a sostegno della digitalizzazione.
• La filiera di appartenenza che globalmente può essere poco sensibile a fare upgrade digitale. In questo caso coloro che vogliono invece investire non riescono a sviluppare anche quelle attività di natura collaborativa basate sul digitale proprio perché gli interlocutori non sono avvezzi ad avere questo genere di orientamento.
• L'incapacità di sviluppare una relazione diffusa con gli stakeholder aziendali, le università per fare ricerca, le banche o la pubblica amministrazione con le quali instaurare un rapporto collaborativo, e i rapporti con i competence center e digital innovation hub che dovrebbero agevolare il percorso di innovazione digitale delle imprese

Claudio Rorato indica anche una strada da seguire agli imprenditori che vogliono investire in digitalizzazione. L’esperto sottolinea in particolare tre aspetti:

• Cercare di confrontarsi il più possibile con imprenditori che hanno già intrapreso la strada della digitalizzazione. Possono raccontare la loro esperienza, spiegando i motivi per cui hanno fatto determinati investimenti, quali benefici hanno ottenuto, quali resistenze hanno incontrato nel loro percorso e come le hanno superate, come questo investimento possa aver generato degli ulteriori investimenti o benefici all'interno dell'azienda.
• Puntare sulla formazione e l'addestramento delle persone. Significa credere nella crescita delle competenze delle persone. Formazione vuol dire creare i presupposti attitudinali affinché la digitalizzazione venga accolta come un'opportunità e non come una minaccia. Addestramento vuol dire sviluppare la capacità d'uso delle soluzioni informatiche.
• Inserire figure giovani. I giovani sono portatori di nuova cultura e di nuove visioni. Bisogna diventare attrattivi nei confronti dei giovani, fornendo loro dei percorsi di crescita e di formazione. Non significa metterli solo nelle condizioni di imparare un mestiere dal punto di vista tecnico. Devono vedere all'interno dell'azienda la possibilità di realizzare la propria vita professionale, ottenendo una crescita nel tempo che sia anche programmata e programmabile. Imprenditori e manager che vogliono attirare i giovani all'interno della loro azienda devono saper parlare il loro linguaggio.