Essere pronti all’audit: compliance normativa e controlli dei clienti sui fornitori

Sempre più clienti richiedono ai propri fornitori di dimostrare, in modo strutturato e documentato, il rispetto di norme e requisiti che riguardano ambiente, organizzazione aziendale, qualità, sicurezza sul lavoro e gestione dei rapporti di lavoro. Gli audit di compliance nascono da questa esigenza e si inseriscono oggi in modo stabile nei rapporti di filiera, diventando una condizione sempre più frequente per continuare a lavorare con clienti strutturati.

Per molte PMI questi audit rappresentano un passaggio delicato. Non si tratta di controlli meramente formali, ma di verifiche che mettono a confronto obblighi normativi, assetto organizzativo e modalità operative, evidenziando eventuali incoerenze tra ciò che è previsto sulla carta e ciò che viene effettivamente gestito in azienda.

L’aumento degli audit di compliance è legato a un contesto normativo e di mercato sempre più orientato alla responsabilità lungo la filiera. Le imprese strutturate, in particolare quelle soggette a certificazioni, obblighi ESG o modelli organizzativi avanzati, devono dimostrare di aver selezionato e monitorato fornitori affidabili, non solo sotto il profilo tecnico, ma anche normativo e organizzativo.

Un riferimento centrale è la Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD), che rafforza il principio secondo cui le imprese sono responsabili degli impatti negativi, reali o potenziali, su ambiente e diritti umani derivanti anche dalle relazioni commerciali con fornitori e subfornitori. Sebbene questi obblighi ricadano direttamente sulle grandi imprese, l’effetto concreto è un’estensione delle verifiche lungo tutta la catena di fornitura.

Dal punto di vista normativo e tecnico incidono in modo rilevante anche:

• le responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro e tutela ambientale, che non si esauriscono all’interno della singola azienda;
• i sistemi di gestione certificati, che impongono processi di qualifica e valutazione dei fornitori;
• i modelli di organizzazione e controllo ex D.Lgs. 231/2001, che richiedono verifiche anche sui partner esterni;
• le politiche di sostenibilità e governance, che estendono il controllo ai comportamenti dell’intera catena di fornitura.

In questo scenario, l’audit sul fornitore diventa uno strumento di tutela per il cliente e, allo stesso tempo, un requisito sempre più rilevante per mantenere o acquisire commesse.

Le richieste di audit di compliance sono già particolarmente diffuse in alcune filiere considerate più esposte sotto il profilo normativo e reputazionale. Tra i settori oggi maggiormente coinvolti rientrano moda, agroalimentare, automotive e gestione dei rifiti.

In questi ambiti, i brand e gli operatori capofila svolgono audit programmati o a sorpresa presso i fornitori diretti e richiedono spesso la registrazione su portali dedicati, la sottoscrizione di codici di condotta e la dimostrazione di un controllo effettivo anche sui subfornitori. La logica è quella di garantire solidità e continuità all’intera catena di fornitura.

Gli audit di compliance non si concentrano su un singolo documento, ma analizzano la capacità dell’azienda di governare i propri obblighi in modo sistematico. Alcuni requisiti rappresentano oggi una soglia minima comune a tutti gli audit ai fornitori, in particolare la conformità alla normativa ambientale e alla normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Accanto a questi, vengono frequentemente verificati:

• la sicurezza sul lavoro, con particolare attenzione a DVR, formazione, ruoli e procedure operative;
• l’ambiente, incluse autorizzazioni, gestione dei rifiuti, monitoraggio delle emissioni e tracciabilità;
• l’organizzazione e la governance, attraverso organigrammi, deleghe, codici etici e procedure;
• la qualità e il controllo dei processi, soprattutto in presenza di certificazioni;
• la gestione dei rapporti di lavoro, in termini di regolarità contrattuale e rispetto degli adempimenti obbligatori.

L’obiettivo dell’audit non è solo verificare l’esistenza dei documenti, ma valutare la coerenza tra obblighi normativi, organizzazione interna e pratiche operative.

Un caso frequente riguarda la sicurezza sul lavoro: il DVR risulta formalmente corretto, ma la formazione non è pianificata in modo coerente con i rischi individuati oppure non è adeguatamente documentata. In queste situazioni la criticità non riguarda il singolo adempimento, ma il processo complessivo di gestione della sicurezza.

In ambito ambientale può accadere che le autorizzazioni siano presenti, ma che manchi una procedura strutturata per la gestione dei rifiuti o per il controllo dei fornitori esterni coinvolti. Anche in questo caso, l’audit mette in evidenza una debolezza organizzativa più che una violazione puntuale.

Criticità analoghe emergono spesso nella gestione dei rapporti di lavoro. Durante le verifiche può risultare che le tipologie contrattuali utilizzate non siano pienamente coerenti con le mansioni svolte o con il CCNL applicato, oppure che la documentazione del personale non sia aggiornata in modo sistematico. L’audit evidenzia così una distanza tra l’assetto formale e la gestione effettiva dei rapporti di lavoro, con possibili riflessi anche sul rapporto con il cliente.

Un tema sempre più centrale negli audit di compliance è la gestione dei subfornitori. Una delle domande più ricorrenti è la capacità dell’azienda di dimostrare chi siano i propri subfornitori e come vengano qualificati e controllati nel tempo.

Le criticità più frequenti riguardano subfornitori storici non formalmente qualificati, l’assenza di contratti strutturati, la mancanza di controlli periodici o la presenza di subappalti non dichiarati. In un contesto di responsabilità di filiera, questi elementi rappresentano un rischio non solo operativo, ma anche contrattuale e reputazionale.

Se affrontato in modo strutturato, l’audit di compliance può diventare un’opportunità per rivedere e razionalizzare processi già esistenti, chiarire ruoli e responsabilità e rafforzare il presidio degli obblighi normativi. L’obiettivo non dovrebbe essere quello di “superare l’audit”, ma di costruire un sistema di gestione coerente, capace di rispondere alle richieste dei clienti in modo ordinato e tempestivo, di dimostrare la conformità senza ricorrere a interventi emergenziali e di consolidare l’affidabilità dell’azienda all’interno della filiera.