Passaporto Digitale di Prodotto: il vero nodo non è la norma, ma l’organizzazione

Del Passaporto Digitale di Prodotto si parla sempre più spesso, soprattutto in relazione ai nuovi obblighi introdotti dal Regolamento UE sull’Ecodesign (ESPR).

Nella pratica, però, la domanda che molte imprese dovrebbero porsi è un’altra: chi, come e con quali processi gestirà davvero il DPP in azienda? Perché il punto non è aggiungere un nuovo adempimento, ma governare un insieme di informazioni che attraversa funzioni, responsabilità e sistemi già esistenti.

Un chiarimento importante: il Passaporto Digitale di Prodotto non riguarda solo chi esporta. Il DPP si applica ai prodotti immessi sul mercato della Unione Europea, indipendentemente dal fatto che vengano venduti in Italia o destinati all’estero. L’obbligo non è legato all’attività di export in sé, ma all’accesso al mercato europeo.

Questo significa che produttori, importatori e operatori economici coinvolti nella commercializzazione dei prodotti rientranti nelle future deleghe ESPR saranno progressivamente chiamati a rendere disponibili informazioni strutturate e aggiornate, anche se operano esclusivamente sul mercato interno.

L’attenzione crescente verso il Passaporto Digitale di Prodotto è legata all’evoluzione della normativa europea in materia di sostenibilità, progettazione dei prodotti e trasparenza delle informazioni lungo l’intero ciclo di vita. Il Regolamento ESPR introduce un cambio di approccio chiaro: non basta più immetteresul mercato prodotti conformi, è necessario rendere accessibili, strutturate e verificabili le informazioni che li descrivono.

Molti contenuti disponibili oggi si concentrano su cosa prevede la norma, quali prodotti saranno coinvolti e quali dati dovranno essere resi disponibili. Informazioni utili, ma che rischiano di lasciare in secondo piano il tema più delicato: come queste informazioni vengono generate, gestite e mantenute all’interno dell’impresa.

Capire cos’è il DPP è un primo passo. Capire cosa comporta per l’organizzazione aziendale è il passaggio decisivo.

Il Passaporto Digitale di Prodotto non è un singolo documento né un semplice allegato tecnico. È un insieme strutturato di informazioni digitali associate a un prodotto, pensato per accompagnarlo lungo tutto il suo ciclo di vita.

All’interno del DPP confluiscono dati che riguardano, ad esempio:

• la progettazione e le caratteristiche tecniche,
• i materiali utilizzati,
• i processi produttivi,
• l’utilizzo e la manutenzione,
• il riuso, il riciclo e il fine vita.

Il Regolamento ESPR individua il DPP come strumento chiave per migliorare trasparenza, tracciabilità e sostenibilità dei prodotti immessi sul mercato europeo.
Questo significa che le informazioni non devono solo esistere, ma devono essere coerenti, aggiornate e accessibili nel tempo.

Ed è qui che il DPP smette di essere un concetto teorico e inizia a incidere concretamente sull’organizzazione aziendale.

Uno degli equivoci più frequenti è considerare il Passaporto Digitale di Prodotto come un tema “di competenza” di una singola funzione, come l’ufficio tecnico, la qualità, l’IT o la compliance normativa. In realtà, il DPP è per sua natura trasversale e coinvolge tutte le attività legate al ciclo di vita del prodotto: dalla progettazione alla scelta dei materiali e dei fornitori, dalla gestione dei processi produttivi al presidio degli aspetti normativi, fino alla governance dei sistemi informativi e al dialogo con clienti e partner di filiera.

Quando queste funzioni operano senza un adeguato coordinamento, il rischio non è solo quello di rallentare il percorso di adeguamento normativo, ma anche di generare duplicazioni, incoerenze e fragilità organizzative che diventano evidenti proprio nel momento in cui le informazioni devono essere condivise verso l’esterno.

Affrontare il Passaporto Digitale di Prodotto come progetto aziendale significa cambiare prospettiva.
Non si tratta di “preparare il DPP”, ma di organizzare un sistema stabile di gestione delle informazioni di prodotto.

In concreto, questo implica:

• definire chi è responsabile dei diversi dati e in quali fasi del ciclo di vita vengono aggiornati;
• chiarire i processi di validazione e controllo delle informazioni;
• allineare i sistemi già presenti in azienda, evitando che i dati restino frammentati;
• assicurare continuità nel tempo, anche quando cambiano persone, fornitori o strumenti.

Il DPP, in questo senso, diventa un punto di sintesi che rende visibile il livello di maturità organizzativa dell’impresa nella gestione dei propri prodotti.

Nelle piccole e medie imprese, l’introduzione del Passaporto Digitale di Prodotto tende a rendere visibili criticità organizzative che spesso esistono già, ma che fino a quel momento sono state gestite in modo informale. Le informazioni di prodotto risultano talvolta distribuite su strumenti e archivi diversi, aggiornate solo in alcune fasi del ciclo di vita e non governate da responsabilità chiaramente definite. A questo si aggiunge una frequente dipendenza da singole persone o da fornitori esterni e l’utilizzo di sistemi che faticano a dialogare tra loro.

Il DPP non crea queste situazioni, ma le porta in primo piano, richiedendo un livello di struttura e coerenza maggiore rispetto al passato.

Anche quando gli obblighi previsti dal Regolamento ESPR non sono ancora immediati per tutti i prodotti o per tutte le imprese, iniziare fin da ora a impostare il Passaporto Digitale di Prodotto in modo strutturato permette di semplificare il lavoro futuro. Un approccio anticipato consente di evitare interventi urgenti e frammentati, di costruire processi più chiari e replicabili e di migliorare la qualità complessiva delle informazioni di prodotto.

Allo stesso tempo, rende più semplice rispondere alle richieste di clienti e partner di filiera, che saranno sempre più orientate a dati standardizzati e coerenti. In questo senso, il DPP può diventare un’occasione per razionalizzare ciò che già esiste, piuttosto che un ulteriore carico operativo.

Un aspetto spesso sottovalutato è il ruolo del Passaporto Digitale di Prodotto nelle relazioni B2B.
Anche le imprese che non rientrano subito tra i soggetti direttamente obbligati saranno progressivamente coinvolte attraverso richieste di informazioni sempre più strutturate da parte di clienti, capofiliera e grandi committenti.

Prepararsi significa quindi non solo guardare alla norma, ma leggere per tempo le evoluzioni della filiera in cui si opera.

Il Passaporto Digitale di Prodotto non è soltanto una nuova richiesta normativa europea. È un cambiamento che tocca il modo in cui l’impresa organizza, governa e valorizza le informazioni sui propri prodotti.

Affrontarlo come progetto aziendale consente di ridurre complessità, migliorare l’organizzazione interna e prepararsi con maggiore consapevolezza alle trasformazioni in corso.
Non per rincorrere un obbligo, ma per costruire basi più solide su cui far evolvere processi, prodotti e relazioni di filiera.